Содержание
В предыдущих статьях мы уже рассказывали, зачем нужна корпоративная почта. Сегодня поговорим о том, по какому принципу создаются корпоративные ящики. Безусловно, их можно создавать, как нам хочется, но в рамках домена нашей компании почтовые ящики с названиями [email protected] и [email protected] в глазах клиентов и партнеров будут выглядеть:
Если с первыми двумя пунктами всё понятно, давайте более подробно разберемся с последним.
Почему логичность — это важно?
Когда Ваш сотрудник пишет поставщику или клиенту, человек, глядя на почтовый адрес, сразу понимает, по какому правилу создавался адрес корпоративной почты (Подробнее узнать и том, зачем нужна корпоративная почта, можно здесь). Например, адресат вряд ли забудет, что почта [email protected] – это почта бухгалтера, а вот что за почта [email protected] – он не только не запомнит, но и не сразу поймет, от кого пришло письмо (Маша может быть кем угодно — руководителем, менеджером, бухгалтером, юристом и т. д.). Заводя ящики с разными именами без какой-либо логики (кого-то по должности, кого-то по имени, кого-то по фамилии), Вы запутываете контрагентов и усложняете коммуникацию с ними.
С другой стороны, установления порядка и соблюдение правил корпоративной почты при создании ящиков будет полезно и руководителям компаний. При выходе нового сотрудника на работу, Вы будете точно знать, что у него будет почта по имени и фамилии, или присвоится определенный порядковый номер, или ему передадут почту другого сотрудника, который ранее занимал эту должность.
Основные принципы создания корпоративной почты
Принцип 1. Подчинение бизнес-процессам компании
Это самый важный принцип. Работать с почтами – не так просто, как кажется. В зависимости от того, есть ли в компании подразделения, мониторите ли Вы, как руководитель, почту своих подчиненных, есть ли «преемственные» должности и т. д., можно сделать массу настроек, которые помогут упростить коммуникацию внутри компании, организуют контроль за корреспонденцией и многое другое.
Рассмотрим пример. Руководитель отдела продаж контролирует либо хочет контролировать всю корреспонденцию подчиненных. Для этого на его почту настраивается пересылка входящих/исходящих писем отдела так, чтобы письма по каждому из сотрудников падали в соответствующую папку.
Нюансов может быть очень много, поэтому прежде чем начать хаотично создавать почтовые ящики, нужно заранее подумать, как проходят те или иные бизнес-процессы компании.
Принцип 2. «Единичные» должности должны быть обезличены
Допустим, у Вас в компании есть один главный бухгалтер. Вы, конечно, можете создать ему почту по имени и фамилии, но какой в этом смысл? Придет другой бухгалтер, для него тоже создастся «именной» ящик, и в итоге Вы столкнетесь с рядом проблем:
- отсутствие преемственности дел (Вам нужно будет либо перенаправлять всю переписку на новый почтовый ящик, либо параллельно давать новому сотруднику доступ к старой почте – все это усложнит работу и приведет к бесполезной трате времени бухгалтера);
- введение контрагентов в заблуждение (письма не будут попадать по назначению — клиенты и партнеры продолжат по привычке писать на на почту предыдущего бухгалтера, а значит, нужно будет настраивать пересылки и т.д.);
- сложности с запоминанием новой почты (Вы сами не сразу запомните адрес нового ящика).
Именно поэтому, согласно правилам создания корпоративной почты, мы рекомендуем создавать ящики не именные, а должностные:
- [email protected] – руководитель отдела веб-разработки;
- [email protected] – главный бухгалтер;
- [email protected] – бухгалтер на первичке и т. д.
Внимание! Иногда не нужно четко следовать правилам орфографии и другим, оформляя название корпоративной почты.
Например, в Вашей компании работает юрист. Какую почту Вы создадите ему, руководствуясь этими принципами? Поскольку почта создается на английском языке, правильно было бы создать ящик [email protected], но будет ли всем легко ее запомнить? Если компания работает по России, такое имя может повлечь за собой сложности (далеко не все знают, как пишется слово юрист по-английски), поэтому лучше создать почту [email protected] . С другой стороны, если компания работает с зарубежными партнерами, создание почты [email protected] может подорвать Ваш авторитет. Аналогичная ситуация с почтой [email protected] (снабжение): если компания работает на российском рынке, лучше создать почту [email protected] .
Принцип 3. Почта для должностей, позиции которых занимают несколько человек (менеджеры, логисты и прочие), создается по одинаковому алгоритму
Существует несколько базовых правил создания таких корпоративных почт. Например:
- первые буквы имени и фамилии (в различной последовательности) — [email protected] ;
- первая буква имени и фамилия (в различной последовательности) — [email protected] ;
- имя и первая буква фамилии (в различной последовательности) — [email protected] ;
- название должности и порядковый номер — [email protected] ;
- номер телефона человека — [email protected] .
По какому принципу создавать ящики – решать Вам. При этом помните, создание почтовых ящиков по единому принятому шаблону – это порядок внутри компании, а также упрощенная коммуникация как в организации, так и за ее пределами.
Внимание! Называть клиенту проще всего почтовые ящики, состоящие из двух букв, должности и порядкового номера или телефонного номера — вероятность того, что клиент допустит ошибку при отправке письма, минимальна. Однако, если Вы выбираете почту из двух букв, велик риск, что вместе с Ивановым Иваном к Вам придет Иванникова Илона, и тогда обе почты будут выделяться из всех остальных, что может привести к путанице.
Принцип 4. Для важных вещей – отдельные почтовые ящики
В настоящее время все компании заботятся о саморекламе в интернете и в реальной жизни – публикуют себя в различных справочниках, представляют на торговых площадках, заказывают рекламу на различных сайтах, брендируют машину, участвуют в выставках.
Почты, указанные в разных местах – отличный способ реально измерить конверсию без особых затрат. Например, можно создать почты:
- sale@ lan-star.ru – для продаж с сайта;
- [email protected] – для торговых площадок;
- [email protected] – для выставок и т. д.
Внимание! Создавая подобные почты, подумайте о тех, кто будет за ними следить – «мониторить» сотни ящиков координатору отдела продаж или секретарю неудобно. Хорошее решение — создать ящик-сборщик или в уже существующий ящик добавить второстепенные ящики с последующей настройкой правил писем по папкам.
Например, у нас есть основная почта приема заказов [email protected] . На нее мы настраиваем пересылку с почт [email protected] и [email protected] . Письма с этих почт попадают в отдельную папку с соответствующим названием. В итоге:
- вы видите конверсию с разных мест;
- сотруднику не приходится постоянно мониторить N-нное количество почт;
- все, что касается продаж, находится в одном месте, Вы не упустите ничего важного.
Принцип 5: если можно не делать почту – не делайте ее
Звучит странно, но факт. Большое количество ненужных ящиков – тоже плохо: их сложно и неудобно мониторить, из-за чего возникает риск пропустить важное событие или письмо. Именно поэтому в некоторых случаях вместо создания почты нужно организовать алиас или внутреннюю рассылку.
Алиас почтового адреса — это почта, которой не существует в реальности. Это двойник реальной почты, но совсем необязательно, чтобы их имена хоть как-то перекликались. При поступлении писем на алиас (почту-двойник) письмо сразу же переадресуется на основной адрес, указанный в настройках. Подробнее о том, что такое алиас и как он помогает бизнесу, мы расскажем в следующих статьях.
Внутренняя рассылка – это объединение нескольких почт пользователем в единую для них рассылку (групповую почту, которой также не существует). При отправке письма на подобную почту его получат все участники группы.
ВАЖНО: к одному почтовому ящику можно привязать несколько алиасов, при этом почты, которые считаются алиасом, не должны существовать. При этом к одной почте, считающейся групповой, можно привязать сколько угодно почтовых ящиков. По факту групповой почты, как полноценной, не существует.
Подробнее про внутреннюю рассылку: что это, ее примеры, в каких случаях она упрощает коммуникацию и как эта опция называется в Яндексе, Google и на Mail – Вы можете узнать из наших дальнейших статей.
Наша компания тщательно анализирует бизнес клиента, чтобы предложить ему оптимальную и удобную структуру работы с почтовыми ящиками. В результате совместной проработки составляется техническое задание – создание корпоративной почты. Оно включает в себя не только первичную настройку, но и поддержку правильного функционирования структуры доменных почт (приход нового сотрудника, увольнение сотрудника, реорганизация в компании и т. д). Для получения более подробной информации свяжитесь с нами по телефону или закажите звонок.
Выбор названия почтового ящика
Приветствую, друзья! Вот скажите-ка мне, как назвать почтовый ящик, чтобы он был не только легок для запоминания и красив, но и «работал» на вас. Да-да, практически в прямом смысле. Сегодня я хочу обсудить очень важный, как мне кажется вопрос: как создать себе красивый имидж во всемирной паутине.
Длинные и несуразные почтовые ящики вызывают лишь раздражение, это общеизвестный факт. Попробуйте вспомнить, может быть вы даже встречали где-нибудь на просторах сети или чьей-нибудь визитке почту из невероятного количества символов или цифр, между которыми не прослеживается никаких логических связей? Почти наверняка уверен, что такое вы видели. Но даже не пытались запомнить или создать в своем подсознании хоть какую-то связь между адресом в сети и человеком, которому он принадлежит.
Поэтому очень важно грамотно подойти к вопросу выбора названия для почтового ящика. Он должен быть коротким и лаконичным, но вместе с этим броским и звучным. Помимо этого нужно постараться сделать его таким, чтобы он помогал вам в рабочей деятельности, если вы планируете использовать его в этих целях.
Что НЕ нужно делать при выборе названия
Самое важное – забудьте про многочисленные сервисы автоматической генерации логинов. Эти хитроумные алгоритмы действуют так, как им указал их автор, но никак не в ваших интересах. Они генерируют длинные и несуразные логины, которые вы сами забудете уже через 5-10 минут. Да, конечно, в них можно выставить требуемые настройки, но все эти сервисы подберут вам такие варианты, что на них даже смотреть не захочется. И это логично, ведь компьютерная программа не может знать, как назвать емайл так, чтобы вам угодить.
Не нужно делать длинные логины, поскольку их очень сложно запомнить тому человеку, который будет вам в будущем писать на этот ящик.
Полезные советы и лайфхаки
В целом можно дать несколько советов, которые будут оптимальны при подборе названий:
Придумайте короткий логин
Вот, например, возьмем одну из распространенных фамилий в России — Смирнов и имя — Александр. Людей с такими именами и фамилиями тысячи. И придумать имя для ящика, казалось бы, задача сложная. При регистрации почты на Яндексе получаем
Список предлагаемых вариантов логинов для названия почтового ящика
Вся часть, которая расположена перед символом «@», является основной, после нее идет типичная для всех почтовых ящиков доменная информация – @mail.ru, @yandex.ru, @gmail.com и так далее.
Так вот в этой основной части желательно уложиться в 10-12 символов, иначе потом вводящий адрес человек попросту сойдет с ума. Представьте, что он будет писать что-то вроде этого: paramonov_alexandr. Долго, сложно и излишне. Допустили ошибку в одной букве, то можно вообще послать письмо либо не туда, либо на несуществующий ящик.
Если вы в обязательном порядке хотите использовать свое имя или фамилию, то попробуйте их сократить следующим образом:
- Алексей, Александр – Alex; Наталья – Nata, Natali; Сергей – Serg, Sergio.
Попробуйте записать вашу фамилию или имя наоборот. Возможно, вы получите оригинальный вариант.
Это только несколько примеров. Подобных ассоциаций можно подобрать к любому имени, стоит лишь немного подключить фантазию. В ином случае будет лучше, если вместо длинного имени и фамилии вы впишете в адрес свои инициалы.
Как видите, Яндекс предлагает много вариантов, но все они не совсем удачные. Предположим, что у нашего Александра отчество, тоже весьма распространенное, — Иванович. Попробуем задействовать его. После нескольких экспериментов, у меня получился вот такой список доступных имен для регистрации.
Обратите внимание на верхний логин в списке, по-моему, достаточно простой и оригинальный. Да и другие тоже неплохие.
Экспериментируйте с цифрами
Тут сразу оговорюсь: в меру. На самом деле сейчас сложно обойтись без цифр при подборе адреса для почтового ящика. Очень многие буквенные комбинации заняты, поэтому рекомендуется разбавить их цифрами.
Кстати, в примере выше, буква "О" в фамилии заменена цифрой "0".
Это может быть год вашего рождения или год создания почты. Последний вариант, между прочим, хоть и выглядит интересно, но такой адрес будет актуален лишь в том году, когда он был зарегистрирован. Если вы, например, создаете почту в 2017 году, то в 2018 этот адрес уже будет смотреться архаично. Как вариант, указать век. Это можно сделать либо обычными цифрами – «21», либо римскими – «XXI». В любом случае за такое сокращение и уникализацию адреса вам потом только скажут спасибо. Утрирую, конечно, никто не скажет, но и проблем с вводом адреса испытывать точно не будет.
Сегодня часто используют в качестве имени ящика номер телефона, тоже вариант.
Выберите цели и предназначение почты
При выборе названия лучше придумать такое, которое вы сможете дать другу, родителям, коллегам, директору или вообще незнакомым людям. Согласитесь, что будет не очень удобно и респектабельно, если вы будете сидеть и думать:
– А давай-ка назовем e-mail как-нибудь вроде «Captain_America_Forever»?
Да, может это и отражает ваши интересы, но подумайте, как взглянет на такую почту шеф или рекрутер на собеседовании с вами? Образ солидного, взрослого и разумного человека такой адрес точно не вызовет.
Если емайл нужен для работы, то он должен быть предельно корректным и лаконичным.
Вашу почту будут видеть многие люди, подавляющее большинство из которых вам даже не знакомы. Именно поэтому она не должна вызывать никаких негативных ассоциаций и быть легкой для запоминания.
Не пытайтесь использовать названия автомобилей, инициалы знаменитых людей, какие-нибудь известные торговые марки и так далее.
Это не очень правильно, поскольку лишь собьет другого человека с толку, ведь все мы на подсознательном уровне стараемся узнать друг о друге больше в процессе общения, а подобные варианты названий сразу могут рассказать о ваших предпочтениях.
Вот, собственно, и все советы, друзья. Искренне надеюсь, что теперь вы представляете всю важность красивого и лаконичного адреса и понимаете, как придумать название электронной почты. Если же остались какие-то вопросы – пишите их в комментариях, я с удовольствием на них отвечу!
Также не забывайте подписываться на обновления блога и делиться статьей со своими друзьями в социальных сетях. До скорых встреч!
Дополнительная информация:
PS: Интересные факты о бутылочной почте
Дорогой читатель! Вы посмотрели статью до конца. Получили вы ответ на свой вопрос? Напишите в комментариях пару слов. Если ответа не нашли, укажите что искали.
Компания Расчетный центр «Практик» давно на рынке бухгалтерских услуг и нашим специалистам известно, какие программные инструменты необходимы для работы бухгалтера. С их помощью самая сложная работа выполняется быстрее и качественнее.
Сервис создан на базе мощной почтовой системы Microsoft Exchange. «Почта бухгалтера» — быстрый обмен служебной и деловой информацией в электронном виде с партнёрами, клиентами, контролирующими органами, коллегами, ряд дополнительных функций, существенно облегчающих работу бухгалтера. «Почта бухгалтера» — сочетание наиболее удачных функций бесплатных программ и специфики работы бухгалтера.
Интегрированный налоговый календарь
Встроенный персональный налоговый календарь-органайзер заблаговременно оповестит Вас о важных событиях. Вы не пропустите — сроки уплаты налогов, предоставления деклараций и другой отчетности. Сможете выбирать налоговый календарь в зависимости от вашего налогового режима — общий или специальный. Долой записные книжки и перекидные календари!
Справочные данные о проверяющих органах
«Почта бухгалтера» представляет не только адреса и телефоны, но и подробные схемы проезда, карты и часы работы инспекции ФСН России, Управления ПФР России, ФСС, Госкомстата и других проверяющих органов.
Налоговая отчетность через Интернет
Если Вы уже пользователь системы «Контур-Экстерн», то «Почта Бухгалтера» автоматически интегрируется с Вашей системой. Вы отправляете электронную отчетность и получаете на свой адрес электронной почты: подтверждение специализированного оператора связи, квитанцию о доставке отчета в налоговую инспекцию, протокол входного контроля.
Подписка на необходимые новостные ресурсы
Вы будете получать все актуальные публикации с сайтов Клерк.ру, Бухгалтерия Онлайн, одновременно с их размещением на сайтах. Мы предоставляем возможность подписаться на новости налогообложения и бухгалтерского учета с избранных Вами информационных порталов. Все новости бухучета и налогообложения появятся у Вас на рабочем столе.
Приобретая сервис «ПОЧТА БУХГАЛТЕРА» Вы получаете:
- Возможность подбора доменного имени по Вашему заказу. Например, Ваше_Имя@Ваша_Компания.ru или Ваше_Имя@MailBuh.ru.
- Возможность работы в любой операционной системе через веб-интерфейс или с помощью Outlook.
- Microsoft Office Outlook 2007 бесплатно.
- Адреса, телефоны, подробные схемы проезда, карты и часы работы инспекции ФСН России, Управления ПФР России, ФСС, Госкомстата и других проверяющих органов.
- Возможность подписаться на новости налогообложения и бухгалтерского учета с ведущих новостных бухгалтерских ресурсах, а также с избранных Вами информационных порталов.
- Доступ к почте с различных коммуникационных устройств. Вы можете выйти на свой почтовый ящик с собственного рабочего места, любого компьютера Вашей корпоративной сети, ноутбука, нетбука, смартфона или КПК.
- Отсутствие ненужной рекламы плюс антивирусная защита. Средства Microsoft Exchange, обеспечивают надежную защиту от вирусных атак!
- Защита от случайной потери данных. Хранение и резервирование данных производится на нашем сервере. Преимущества этой услуги очевидны: при выходе из строя компьютера пользователя, данные не теряются.
- Ваша почта будет работать 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
«ПОЧТА БУХГАЛТЕРА» экономит время!
Некоторые руководители допускают серьезную ошибку, полагая, что значительно экономят средства компании, пользуясь бесплатными почтовыми сервисами. На деле, всё не так. Любой бесплатный почтовый сервис буквально напичкан рекламными объявлениями. Бухгалтер вашей компании, заходя на такой почтовый ресурс, может надолго отвлечься от своей работы, кликнув по привлекшему внимание объявлению. В нашей почте рекламы нет!
«ПОЧТА БУХГАЛТЕРА» сокращает затраты!
Вы получаете всю мощь функционала Microsoft Exchange, при этом избегаете затрат, связанных с установкой дорогостоящих серверов в Вашей компании.
Приобретайте по очень выгодной цене почтовый сервис «Почта бухгалтера»!
Специалисты расчетного центра «Практик» обеспечат квалифицированное обслуживание электронной почты Вашей компании. У вас отпадает необходимость в покупке почтового сервера, и содержании IT-специалистов для обслуживания Вашей электронной почты. Вы просто арендуете необходимое количество почтовых ящиков.
Сравнение бесплатной электронной почты и «ПОЧТЫ БУХГАЛТЕРА»
| Функции |
| Налоговый календарь |
| Интеграция с налоговой отчетностью через интернет |
| Информация о контролирующих органах |
| Подписка на новости бухучета и налогообложения |
| Отсутствие спама |
| Мощные антивирусные системы |
| Высокая надежность работы почтового сервера |
| Мгновенная доставка сообщений |
| Гарантия доставки сообщения до адресата |
| Передача файлов любого типа |
| Доступ в почту через веб-браузер и Outlook |
| MS Outlook в подарок |
| Доменное имя @ВАША КОМПАНИЯ.RU |
| Полная техническая поддержка |
| Защита корпоративной информации |
| Планировочный календарь |
| Ведение списка дел |
| Ведение заметок |
| Список корпоративных контактов с поиском |
| Синхронизация с мобильным устройством |
| Быстрое создание новых почтовых адресов
Размеры почтового ящика Вы определяете в соответствии с Вашими потребностями в зависимости от объема деловой переписки. Вы всегда можете перейти на другой тарифный план в случае необходимости. Это одна из дополнительных возможностей сэкономить средства. |
| Почтовый ящик 250 Мб |
Расчетный центр «Практик» предлагает: при подключении системы защищенного электронного документооборота «Контур-Экстерн» — один месяц пользования «Почтой бухгалтера» бесплатно!
Присоединяйтесь! Подключайтесь к почтовому сервису «ПОЧТЫ БУХГАЛТЕРА»!
Это больше, чем почта! Теперь Вы знаете это!
Заказать «Почту бухгалтера» Вы всегда можете на нашем сайте.