Что такое входящая и исходящая информация

Входящая исходящая информация

Входящая и исходящая информация подразделяются на внутреннюю, связанную непосредственно с объектом регулирования и внешнюю, связанную с внешними объектами. [1]

Входящая и исходящая информация , в свою очередь, может быть внутренней и внешней. Например, исходящая информация, предназначенная для самого объекта, является внутренней, а информация, поступающая в вышестоящие звенья управления, в другие предприятия или организации — внешней. На практике часто используют деление информации по отношению к объекту на внутреннюю и внешнюю. [3]

Описание потоков входящей и исходящей информации характеризуется той закономерностью во времени, которой подчиняется поступление или выдача результатов обработки нефтепромысловой информации. Так как для нахождения этой закономерности безразлично, какой поток описывается ( входящий или исходящий), с целью упрощения дальнейших формулировок, не снижая общности выводов, будем говорить только о входящем потоке. [4]

Системный блок управляет всей входящей и исходящей информацией на вашем компьютере. [5]

Взаимосвязь подсистемы УМТС с другими подсистемами АСУП осуществляется на основе постоянного обмена входящей и исходящей информацией , использования единого информационного фонда и единой классификации справочных и гругшировочных показателей. [6]

Критерии эффективности управляющего учитывают, что эффективный управляющий знает, как распределяется его рабочее время и каким образом оно используется; он несет ответственность за свой информационный поток — входящую и исходящую информацию ; осознает свой реальный вклад в деятельность организации и сосредоточивается на нем; концентрирует усилия организации и рационально распределяет свои силы. [7]

Организационная структура подсистемы предусматривает функционирование в составе УМТС следующих подразделений предприятия: отдела материально-технического снабжения; отдела внешнего кооперирования; центральных складов; цеховых кладовых; заготовительных участков; транспортных служб. Взаимосвязь подсистемы УМТС с другими подсистемами АСУП осуществляется путем постоянного обмена входящей и исходящей информацией и использования единого информационного фонда и единой классификации всей номенклатуры материалов. [8]

Так, по моменту и месту возникновения экономическая информация подразделяется на входящую и исходящую. Входящая и исходящая информация в свою очередь подразделяется на внешнюю и внутреннюю. [9]

Видимость сознательного мышления, однако, несколько ограничена из-за деревьев и кустов, находящихся снаружи дома. Телефон ваш соединен с центральным мозгом, который живет в подвале. Вся входящая и исходящая информация должна проходить через этот канал в подвале. Центр, или подвал, содержит также все банки памяти. Центр не умеет принимать решения, то есть, отвечать на вопрос что. Его главная цель заключается в поставке информации из памяти, когда она требуется сознательному мышлению. [10]

В основе ее лежало много условных конструкций и допущений, позволявших эффективно решать практические задачи: 1) ввести в учет единый измеритель; 2) дать обобщенную денежную оценку различным видам имущества, а также правам и обязательствам предприятия; 3) создать внутренние контрольные итоги, способствующие автоматической проверке правильности записываемых сумм; 4) обеспечить систематическое выведение результатов хозяйственной деятельности и исчисление величины вложенных в предприятие средств. На этой ступени решающее значение, с точки зрения бухгалтерского учета, его практической реализации, имеют не первичные документы, не регистры и не формы отчетности, а модели входящей и исходящей информации . [11]

2. Сущность и содержание коммуникаций

Коммуникационный процесс.

Препятствия информационному обмену и направления его совершенствования

Введение

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

ИНФОРМАЦИЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Информацию часто определяют как сообщение. Сообщение или данные являются сырыми факторами и только после обработки данные становятся информацией. Выбор обработки данных зависит от стоящих перед управлением задач.

Информацию можно определить как новые сведения, воспринятые, понятые и оцененные как необходимые для достижения каких-либо целей, в том числе и для задач управления.

Информация, используемая в управлении, классифицируется:

• по типу передаваемой информации: документальная и недокументальная (незафиксированная на материальном носителе);

• по форме передачи (вербальная, т.е. словесная, и не­вербальная);

• по типу отражаемых отношений (технико-технологическая; экономическая; социальная; политическая);

• по масштабам отражаемого (федеральная, региональная, муниципальная);

• по отраслям народного хозяйства (промышленная, сельскохозяйственная, транспортная, коммерческая, военная) и т.д..

По месту возникновения она может быть внешняя и внутренняя.

Внешняя информация – это информация, поступающая от различных организаций Она в свою очередь подразделяется на входящую и исходящую.

Входящая информация– это сведения, поступающие в организацию (Например, информация о действующих и принимаемых законах, о поставщиках, о конкурентах, предложения о сотрудничестве, нормативные документы и т.д.).

Исходящая информация – это информация, отправляемая организацией во внешнюю среду (например, заявки на поставки товаров, статистическая информация о результатах работы предприятия за какой –то период времени, рекламные материалы).

Внутренняя информация – это информация, циркулирующая между подразделениями организации (например, отчеты о выполнении планов, данные об отгрузке, заявки в отдел снабжения).

Количество перерабатываемой информации является одним из критериев загруженности управленческих работников, поэтому очень важно, чтобы менеджеру поступала только та информация, которая необходима ему для исполнения служебных обязанностей.

Для принятия своевременных решений менеджерам необходима, прежде всего, качественная информация. Основными требованиями к качеству информации являются:

• своевременность – должна основываться на последних данных;

• достоверность – должна быть избавлена от ошибок;

• достаточность или комплексность – охватывать весь комплекс вопросов;

краткость – должна представляться в сжатой форме, которая позволяет принимать решения быстро и легко:

уместность – информация должна быть именно той, которая необходима для принятия решений;

Информационный массив — это упорядоченная по опреде­ленным признакам совокупность всех видов информации, ис­пользуемой органами управления. Он должен обеспечивать: пря­мое обращение потребителей к хранимой информации; наиболее полное удовлетворение их информационных потребностей; опе­ративный поиск и выдачу информации; предохранение информа­ции от искажений.

Поток информации — это движение информации от источ­ников до потребителей.

Объем информации — количественная характеристика, из­меряемая с помощью условных единиц (слова, сообщения, знаки, буквы, листы и др.) и используемая для определения информаци­онной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управления.

СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ

Выполнение управленческих функций, взаимодействия между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации, т.е обмена информацией.

Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.

Т.о. можно сформулировать определение понятия коммуникация.

Коммуникация (с лат.) — общее.

Коммуникация — это процесс передачи информации от источника к получателю с целью изменения его знаний, установок или поведения.

Весь цикл управления есть прием, обработка, трансформация и отправление информации. Управление – это процесс постоянной подготовки и принятия решений. Каждое решение основано на сборе новой информации и использования информации, накопленной ранее. Т.о., все решения носят информационный характер и являются новой информацией для использования в организации.

В системе управления циркулируют следующие виды коммуникаций:

— внешние: могут быть 2 видов — входящие и исходящие.

— внутренние – коммуникации, связанные с передачей информации внутри предприятия (приказы, программы, цели, стратегия, проблемы и т.д.).

Вертикальные коммуникации:

— по нисходящей – т. е. информация перемещается в рамках вертикальных коммуникаций с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении целей организации, обозначенных заданиях;

— по восходящей – т.е. снизу вверх, коммуникации выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Руководство оповещается о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

Коммуникации рассматриваются как процесс и как явление. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление — представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организаци­онных форм.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные лично­сти, группы и организации. Принята следующая типология коммуникаций:

— коммуникации между организацией и внешней средой;

— коммуникации между подразделениями;

— коммуникации внутри подразделений по уровням производства и управления;

Коммуникация осуществляется путем передачи предложений, мнений, намеков или ощущений в устной или другой форме (письменная форма, жесты, поза, недосказанность и т.п.) с целью получения желаемой реакции.

При коммуникации ее участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определенными навы­ками и определенной степенью взаимного понимания.

Для управления важное значение имеет межличностная коммуникация, так как многие управленческие задачи решаются при непосредственном общении людей, осуществляется путем передачи мнений, чувств, идей, фактов, сомнений и т.д.

Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Достижение многих целей в управлении зависит от непосредственного взаимодействия людей (руководителей и подчиненных, подчиненных между собой).

Весьма важную роль играет также невербальная информа­ция, т.е. информация, посланная отправителем без использования слов. Она образует невербальные послания, лежащие в основе невербальной коммуникации. В последнее время эта сфера межличностной коммуникации все больше привлекает внимание ученых и специалистов.

Проблема: Каковы особенности невербальной информации?

Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: 37% — тональностью голоса и 55% — выражением лица. Жесты, мимика, интонации — важ­нейшая часть делового общения. Порой с помощью этих средств (их называют невербальными) можно сказать гораздо больше, чем с помощью слов. Основными видами невербальной инфор­мации являются:

• физические данные человека (рост, вес, цвет волос, за­пах тела и т.д.);

• движения тела (жесты, поза, прикосновения, выражение лица, движение глаз и т.д.);

• речь (интонации, грамотность, голос, частота речи, смех, зевание, засоренность речи и т.д.);

• среда (освещенность, шум, чистота, дизайн помещения, ме­бель и т.д.);

• использование среды (манеры поведения, расстояние при общении и т.д.);

• время (ранний приход, опоздания, склонность заставлять себя ждать). Невербальные коммуникации в основном имеют бессозна­тельную основу, гак как свидетельствуют о действительных эмо­циях участников коммуникационного процесса и являются весь­ма надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее нелегко скрывать в межличностной коммуникации.

Многие невербальные сигналы, их конкретные значения являются образцами той или иной человеческой культуры, в ко­торой «вырос» человек. В той мере, в которой эти знаки исполь­зуются как образцы поведения и имеют при этом символические значения, они могут быть поняты так же ясно, как и вербальные знаки, выражаемые известной участвующим сторонам системой словесных кодов.

Вывод: Невербальная информация показывает отношение к партнеру. Она не контролируется сознанием, следовательно, имеет высокую степень достоверности.

Коммуникационный процесс

Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя или более субъектами. Основная задача коммуникационного процесса – это обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Основными элементами процесса коммуникации являются:

· отправитель – человек генерирующий идеи, собирающий информацию и передающий ее;

· сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

· канал – средство передачи информации;

· получатель – человек, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.

1.Зарождение идеи. Процесс обмена информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации, который бывает случайным или целенаправленным, предписанным или инициативным, сплошным или выборочным. Ключевое лицо этого этапа – отправитель – прежде всего должен начать с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формулирования значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику. Идея еще не трансформирована в слова, отправитель только решил какую информацию он будет передавать.

2.Кодирование. Это трансформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе с выбора системы кодовых знаков – носителей информации (звук, свет, температура, запах, вкус, атмосферное давление и физические действия. Каналом связи считается речь, письменный вид информации, электронная почта, видео- аудиоленты, компьютерные сети и т.д. Для повышения эффективности обмена информацией необходимо использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании.

Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемое значение.

В результате проведенных исследователей формируется послание, содержащие данные с определенным значением. Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. При этом отправитель рассчитывает, что послание воспринято адекватно заложенному в него значению.

Чем больше различие между тем, что было передано и что было получено, тем беднее межличностная коммуникация.

Например, профессионалы обычно имеют трудности в коммуникации с публикой в силу того, что они кодируют значения в формы, понятные только людям их круга (аббревиатура инженеров и чиновников, юридические термины, тексты контрактов и анкет и т.п.) Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего, так как сами собой вербальные и невербальные носители значения не имеют.

3.Передача. На данном этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, телекс, телефакс, телевизор, компьютер и т.п.), а также химическое или физическое состояние среды (жидкость, газ, твердые вещества, свет и т.п.). Как только передача послания или сигнала началась, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, его пославшего. Отправленное послание обратно вернуть уже нельзя. В этот момент начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители (кодовые знаки) или формы, то прием считается несостоявшимся.

Тот, кого достигло и кому было адресовано послание, называется получателем. Это еще одна ключевая роль, выполняемая участником межличностной коммуникации, которая заключается не только в фиксации получения послания, но в значительной степени в раскодировании этого послания в принятое и приемлемое для получателя значение.

4.Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Если символы, выбранные отправителем, имеют идентичное значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея.

С т.зр. руководителя, коммуникационный процесс признается успешным в том случае, если получатель произвел шаги, на которые была направлена информация или к осуществлению которых она вынуждена.

Последним этапом коммуникационного процесса является обратная связь при обмене участников процесса ролями. Весь цикл повторяется, но в другом направлении. Обратная связь — это ответ получателя на послание. Появляется возможность узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении. Обратная связь может быть выражена в иной кодовой системе, чем полу­ченное послание. Так, часто на фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя обратная связь может выступать как пря­мая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) или косвенная (снижение производительности труда, текучка, прогулы, конфликты).

В процессе передачи сведения проходят 3 фильтра – физический, семантический и прагматический. В физическом фильтре (канале связи) сведения могут отсеяться в результате физического шума (звуковой шум в телефонной трубке, шум листьев в лесу и т.п.). После физи­ческого фильтра сведения приняты. В семантическом фильтре сведения могут потеряться под воздействием семантического шума (разговор на разных языках, общение на профессиональную тему людей, разных сфер деятельности и т.д.). После этого сведения поняты. В прагматическом фильтре сведения оцениваются. По причине воздействия прагматического шума (оценка важности данной информации в определенный момент — слушание пения птиц за окном на уроке, учащийся оценивает, что сведения, излагаемые учителем, важнее) сведения тоже могут быть утерянными. Только после прохождения всех трех фильтров сведения становятся информацией.

Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги.

Простыми словами регистрация корреспонденции – это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.

Корреспонденция записывается в журнал для таких целей:

• Контроль и учет писем.
• Контроль исправного выполнения сотрудников своих особенностей.
• Систематизация и удобство обработки документации.
• Удобства поиска необходимых бумаг.
• Создание удобной организационно-поисковой системы для систематизации рабочего процесса.
• Сохранность корреспонденции.
• Организации поисковой работы по корреспонденции.

Некоторые важные бумаги после постановки на регистрацию обретают юридическую силу. К примеру, выданная сотруднику справка о болезни или отпуске, будет иметь юридическую силу, только если ее зарегистрируют и присвоят идентификационный номер. В противном случае она не действительна. Входящая корреспонденция в электроном и бумажном виде вся подлежит регистрации.

Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.

Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом. Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах.

Фиксировать входящие и исходящие документы можно следующим образом:

1. Стандартная регистрация в бумажном журнале. Хоть это и традиционный способ фиксирования документации, он имеет свои недостатки. Такой процесс занимает достаточно много времени, и корреспонденция дольше оформляется. Однако, несмотря на то, что это кропотливый и долгий процесс, ему отдают предпочтение большинство крупных компаний. Бумажный журнал имеет размер А4, его изготавливают на заказ в типографии. В него вписывают отдельные графы для фиксирования документации. Преимущество такого журнала в том, что в нем намного проще и быстрее найти нужную информацию на месте делопроизводителя в его отсутствие, так как, чаще всего, в таком случае доступ к чужому компьютеру закрыт.
2. Электронный вариант журнала. Документ создается на компьютере в формате doc, docx, xls. Основной плюс такого формата – удобный, быстрый поиск необходимой информации. Однако, недостаток такого варианта в том, что частые сбои в системе, поломка компьютера, которая способна удалить весь журнал. Несмотря на такие минусы, такой вариант на сегодня наиболее актуальный и востребованный. Им удобно пользоваться, и с помощью электронного журнала можно отслеживать работу персонала.
3. Специальная электронная система документооборота. Такая система позволяет управлять входящей и исходящей документацией в удобном режиме. Это повышает исполнительную дисциплину и помогает следить за добросовестной работой сотрудников. Кроме того, снижаются затраты на делопроизводство, что немало важно при построении своего бизнеса. Электронная система представляет собой единую базу, доступ к которой есть у всех сотрудников компании. В нее дублируются и фиксируются вся входящая и исходящая корреспонденция. Такая база помогает максимально комфортно сделать систему проверки отчетности.

При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:

• Идентификационный номер.
• Дата получение/отправки бумаг.
• Тип бумаг.
• Ф.И.О. корреспондента и название предприятия.
• Тематика и содержание корреспонденции.
• Ф.И.О. исполнительного лица.

Также, могут быть, включены дополнительные графы:

• № дела.
• Способ доставки письма.
• Примечания.
• Особенности письма.
• Количество страниц документов.
• Подпись исполнительного лица.
• Примечание.

Регистрационный номер – это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму. Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:

• 1 цифра – указывается код подразделения.
• 2 цифра – номер регистрационного журнала (фиксируется в номенклатуре предприятия).
• 3 цифра – порядковый номер полученной/отправленной корреспонденции.

Не подлежит регистрации следующая документация: буклеты, открытки, визитки, газеты и т.д.